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En BREF
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Vous aimeriez gagner des heures chaque semaine ? Apprenez dès maintenant à optimiser votre emploi du temps pour atteindre cet objectif !
La méthode de la planification échelonnée consiste à organiser son emploi du temps de manière spécifique pour optimiser sa productivité. En évitant le multitâche, on peut mieux structurer sa semaine de travail et gagner des heures précieuses. Cette méthode consiste à réserver le lundi aux réunions individuelles et les jours suivants aux réunions d’équipe. En suivant ce calendrier échelonné, l’information circule plus rapidement dans l’entreprise et les problèmes sont résolus plus efficacement. En laissant des jours libres pour les tâches de fond, cette approche permet de maximiser le temps de concentration des dirigeants. En optimisant les « jours creux » et en déléguant les urgences, on peut gagner jusqu’à 10 heures de temps productif par semaine, selon Rahul Vohra, fondateur de Superhuman. En appliquant ces principes, il est possible d’optimiser son emploi du temps et de gagner en efficacité chaque semaine.
La Méthode de la Planification Échelonnée
Il est bien connu que le multitâche n’est pas efficace. Le cerveau prend du temps pour passer d’une tâche à une autre, ce qui entraîne une perte de productivité. En appliquant cette logique à la semaine de travail, on peut mieux structurer notre emploi du temps. Selon Rahul Vohra, fondateur et PDG de la plateforme d’email Superhuman, mélanger les tâches au cours d’une journée peut rendre la gestion de la semaine inefficace.
« Tous ceux qui ont été dans un rôle de gestion ont rencontré ce problème », dit-il. « Les réunions en tête-à-tête sont dispersées au hasard tout au long de la semaine, les réunions d’équipe ont lieu dès que tout le monde est libre, et il y a peu de temps pour se concentrer et faire du travail de fond. »
Vohra suggère la mise en œuvre d’un calendrier échelonné, une méthode que tout le monde chez Superhuman suit.
Comment ça marche
Le lundi est réservé aux réunions individuelles, et les réunions d’équipe ont lieu le mardi et/ou le mercredi. Simple, mais efficace.
« Si vous dirigez une équipe, faites votre réunion d’équipe le mercredi et empilez toutes vos réunions individuelles le mardi », dit Vohra. « Si vos subordonnés dirigent des équipes, demandez-leur de faire leurs réunions d’équipe le mardi et d’empiler toutes leurs réunions individuelles le lundi. Et si leurs subordonnés dirigent des équipes, échelonnez le tout d’un autre jour. »
Les avantages
Prendre une approche échelonnée pour les calendriers présente plusieurs avantages. D’abord, l’information et les connaissances peuvent circuler rapidement et efficacement à travers l’entreprise.
« Une petite entreprise peut réagir et résoudre des problèmes, mais à mesure que les entreprises grandissent, l’information circule plus lentement », dit Vohra. « Si un problème survient en première ligne, il peut être discuté dans une réunion individuelle le lundi. Si nécessaire, il peut être résolu par la direction le mercredi. »
Résoudre les problèmes en chemin
Un autre avantage est que les problèmes sont souvent résolus en cours de route, ce qui fait gagner du temps aux dirigeants. « Par exemple, lors de votre réunion d’équipe le mercredi, vous pourriez entendre : “Ce problème est survenu lundi, nous en avons discuté en équipe mardi, voici la solution que nous proposons.” »
En échelonnant les réunions, vous laissez des jours libres pour les tâches de fond. Les dirigeants peuvent avoir le lundi, une grande partie du mercredi, et tout le jeudi et le vendredi libres pour faire les tâches qui nécessitent leur pleine concentration.
Optimiser les « jours creux »
Si un problème survient un jour sans réunion, déterminez s’il est réellement urgent ou s’il peut être délégué. « J’estime qu’un calendrier échelonné me rend 10 heures de temps productif chaque semaine », dit Vohra. « Cela me donne des journées libres, et cela prend soin de ces 5 à 10 minutes de temps mort entre les réunions lorsqu’elles sont réparties dans la semaine. »
